PROSES PENGARSIPAN SAMPAI PEMUSNAHAN DI

KANTOR BADAN DOKUMENTASI KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN

TUGAS AKHIR PROFESI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Kelulusan

Sebagai Peserta Program MAGISTRA UTAMA

 

                                             Oleh:

1.      M. ABDUL WAKID                  ( 12102-3-0028)

2.      MOCH. LAMURI                      ( 12102-3-0046)

3.      ARSA TRISTIANTO W.            (12102-3-0108)

PROGRAM KEAHLIAN :

ADMINISTRASI PERKANTORAN & EXSPOR IMPOR

Tahun Program 2012/2013

PROSES PENGARSIPAN SAMPAI PEMUSNAHAN DI

KANTOR BADAN DOKUMENTASI KEARSIPAN KABUPATEN TUBAN

TUGAS AKHIR PROFESI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Kelulusan

Sebagai Peserta Program MAGISTRA UTAMA

 

                                             Oleh:

1.      M. ABDUL WAKID                  ( 12102-3-0028)

2.      MOCH. LAMURI                      ( 12102-3-0046)

3.      ARSA TRISTIANTO W.            (12102-3-0108)

PROGRAM KEAHLIAN :

ADMINISTRASI PERKANTORAN & EXSPOR IMPOR

Tahun Program 2012/2013

LEMBAR PENGESAHAN

Tugas akhir ini telah di bimbing, di uji dan di nyatakan layak untuk di

implementasikan disahkan pada tanggal.....

Pebimbing 1                                                                               Penbimbing 2

Sari, S.Pd                                                                                   Mohammad Danario, S.Pd

Kabag Dilkat                                                                              Manager

Mohammad Danario, S.Pd                                                         Ahmad Imam Wahid, S.E

MOTTO

ü  Hidup adalah perjuangan, jadi perjuangkanlah hidup demi kebahagian ibu, bapak, anak, dan istri mu.

ü  Jangan mudah menyerah,teruslah berusaha sampai kita dapat meraihnya.

ü  Berilah yang terbaik untuk orang tua mu, karena mereka berjuang hanya untuk mu.

                                                                                     ( Mohamad Abdul Wakid )

ü  Selalu Belajar dari orang lain

ü  Jangan pernah merasa gagal, karena itu adalah keberhasilan yang tertunda

                                                                                     ( Moch. Lamuri )

ü  Jangan menunda pekerjaan karena itu akan balik menyusahkan mu

ü  Hanya orang bodoh yang pasrah dengan keadaannya yang buruk

                                                                                     ( Arsya Trisrasnanto W )

KATA PENGANTAR

Alhamdulilahirobbil’alamin dalah kata yang patut di ucapkan karena atas limpahan karunia Allah Tuhan semesta alam berupa kesehatan dan kecerdasan pikiran, sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “ Proses Kearsipan Data di Kantor Kearsiupan Tuban ” tanpa kendala yang berarti.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulisan telah mendapatkan bantuan dan pertolongan dari berbagai pihak maka dalam kesempatan kali inin penulis juga ingin mengucapkan rasa terima kasih yang tak terkira kepada :

1.      Allah SWT

2.      Kedua orang tua, keluarga besar yang senantiasa memberikan do’a demi kelancaran tugas akhir anaknya.

3.      Ahmad Imam Wahid, S.E selaku Manager Magistra Utama Tuban

4.      Sari, S.Pd Selaku pembimbing

5.      Mohammad Danario, S.Pd selaku Kabag Diklat Magistra Utama Tuban

6.      Seluruh pegawai Kantor Kearsipan Tuban

7.      Serta pihak – pihak terkait dan para teman – teman yang turut serta membantu kelancaran penulisan tugas akhir ini.

Penulis sadar bahwa tiada yang sempurna di dunia ini, kesempurnaan hanya milik Allah SWT oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna prbaikan penulisan tugas akhir ini sehingga dapat deijadikan sebagai referensi dan kajian penelitian selanjutnya. Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan. Amin.

                                                                                                                                                      Tuaban, 9 Februari 2013

                                                                              Penulis

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan.................................................................................. i

Motto........................................................................................................... ii

Kata Pengantar.......................................................................................... iii

Daftar Isi..................................................................................................... iv

BAB I Pendahuluan................................................................................... 1

A.      Latar Belakang dan Permasalahan..................................................... 1

B.      Rumusan Masalah............................................................................. 1

C.      Tujuan Penelitian.............................................................................. 1

BAB II Landasan Teori............................................................................. 2

A.    Pengertian Arsip............................................................................... 2

B.     Sistem penyimpanan Arsip............................................................... 3

C.     Prossedur Penyimpanan Arsip......................................................... 3

BAB III Deskriminasi Data....................................................................... 5

A.    Pengurusan Arsip Masuk................................................................. 5

B.     Pengurusan Arsip Keluar................................................................. 7

BAB IV Pembahasan................................................................................. 11

1.      Peraturan Bupati Tuban................................................................... 11

A.    Penyelenggaraan Tata kearsipan ( Umum )...................................... 16

B.     Pengertian........................................................................................ 16

C.     Pengendalian Naskah Dinas............................................................. 18

D.    Penyusutan....................................................................................... 20

1)      Contoh Kartu kendali Masuk..................................................... 22

2)      Contoh kartu Kendali Naskah Keluar........................................ 23

3)      Contoh kartu Tunjuk Silang....................................................... 24

4)      Contoh Daftar Pengendali......................................................... 25

5)      Contoh Lembar Disposisi........................................................... 27

6)      Contoh Lembar Pengantar......................................................... 28

7)      Contoh Lembar Teguran............................................................ 29

8)      Contoh Daftar Arsip yang Telah Melampui Batas Retensi........ 30

9)      Contoh lembar perpanjangan Retensi........................................ 31

10)  Contoh Folder............................................................................ 31

11)  Contoh Map Gantung................................................................ 31

12)  Contoh Kotak Arsip................................................................... 32

13)  Contoh Tanda Bukti Pinjam...................................................... 32

14)  Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip................................... 33

15)  Contoh Cara Pengisian Daftar Isian Penyerahan Arsip Statis...... 35

16)  Contoh Berita Acara Penyerahan Arsip Statis........................... 36

17)  Contoh Bagan Surat Masuk....................................................... 37

18)  Contoh Bagan Surat Keluar....................................................... 38

E.     Klasifikasi........................................................................................ 39

BAB V Penutup......................................................................................... 41

Daftar Pustaka........................................................................................... 42

Biodata Penyusun...................................................................................... 43

BAB 1

PENDAHULIAAN

A. Latar Belakang dan Permasalahan

Suatu lembaga pemerintah tentu mempunyai beberapa bagian di dalamnya. Ada yang bagian surat – menyurat, mengrsipkan, dan masih banyak lagi. Kali ini kita akan membahas tentang kearsipan, karena bagian kearsipan dalam suatu instansi pemerintah merupakan hal yang sangat penting. Arsip jaga dapat di gunakkan sebagai suatu sumber untuk memperlancar kegiatan administrasi dalam suatu lembaga kepemerintahan.

Pengertian arsip berdasarkan Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961, adalah sebagai berikut

Secara umum: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga, dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan – kebangsaan pada umumnya;

Secara khusus: kumpulan surat dan bahan penolong lainnya, dengan fungsi memastikan ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisis atau yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Berdasarkan pengertian ini, arsip pada umumnya dipahami sebagai setiap bentuk catatan teknis yang mempunyai kegunaan atau fungsi dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip secara khusus (pengertian sempit) merupakan kumpulan surat-surat atau bahan penolong lainnya yang berfungsi sebagai alat pengingat organisasi.

Banyak hal yang harus di lakukan untuk memproses arsip agar dapat digunakan secara semestinya. Banyak lembaga – lembaga pemerintah yang kurang mengetahui bagaimana cara untuk mengarsipkan suatu arsip agar dapat secra aman tersimpan, karena dalam suatu arsip ada beberapa hal yang sangat penting yang menyangkut tentang lembaga kepemerintahan tersebut. Oleh karena itu arsip harus di  proses menurut aturan yang berlaku, karena nanti arsip juga akan di mintai pertanggung jawaban jika terjadi sesuatu yang tidak di inginkan. Dan tugas untuk proses mengarsipkan suatu arsip dalam lembaga pemirintahan di lakukan oleh “ Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi “.

B. Rumusan Masalah

Dari latarbelakang permasalahn yang telah di uraikan di atas, maka penulis mengajukan permasalahan “ Bagaimana prosedur dalam mengarsipkan suatu arsip ?”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah :

1.      Memberikan gambaran tentang pelaksanaan pengarsipan arsip di Kantor

Perpustakaan, Dokumentasi, dan Kearsipan.

2. Mengetahui sistem dalam pengarsipan arsip

3. Untuk memudahkan dalam melakukan proses mengarsipkan suatu arsip.

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertiaan Arsip

Arsip adalah setiap catatan ( record atau warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yangmempunyai arti dan tujuan tertentu sebagi bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir ), kertas film ( slide, film-strip, mikoro film ), media komputer ( pita, tape, piringan, rekaman, disket ), kertas photocopy, dam lain – lain.

Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film, dan mediaa komputer, dan lain – lain.

            Di tinjau dari sudut hukum dan perundang – undangan ada dua jenis arsip, yaitu :

1.    Arsip Otentik

Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keaslian dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat di pergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2. Arsip tidak otentik

Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotocopy, fil, micro film, keluaran dari komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.

Beberapa contoh arsip dapat disebutkan disni : surat perjanjian, teleks, mtelegram, faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, foto, peta, kuitansi, data – data, akte, media komputer dan lai – lain.

Menurut Undang – Undang no. 7 tahun 1971, arsip adalah

1.      Naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga – lembaga dan Badan – badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

2.      Naskah – naskah yang dibuat dan di terima oleh Badan – badan swasta atau perorangan,       dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

            Pada Undang – Undang tersebut arsip di bedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu :

1.      Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Jadi arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor Pemerintah, swasta, organisasi kemasyarakatan, karena masih di pergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan, dan kegiiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut record.

2.      Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip[ yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari – hari administrasi negara.

B. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang di pergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah di simpan dapat dilakukan dengan cepat bila warkat tersebut sewaktu – waktu di perlukan.

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata tangkap dari warkat yang di simpan baik berupa huruf maupun angaka yang disusun menurut aturan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama  ( sering disebut sistem abjad ), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subjek numerik.

Pada umunya sistem penyimpanan yang dapat di pakai sebagai sistem penyimpana yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik, sistem geografis, dan sistem subjek.

C. Prosedur Penyimpana Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langkah – langkah pekerjaan yang di lakukan sehubungan dengan akan disimpanya suatu warkat. Ada 2 macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat belum selsai proses ( file pending ) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses ( file tetap ).

1. Penyimpanan Sementara ( File Pending )

File pending adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari map – map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan – yang sedang berjalan, 31 map berikutnya , dan 31 map bulan berikutnya. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk bulan yang jumlahn ya 12. Warkat yang di pending sampai waktu tertentu misalnya dapat di masukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip.         

2. Penyimpana Tetap ( Permanent File )

Umunya kantor – kantor memperhatikan prosedur atau langkah – langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang yang hilang pada prosedur permulaan, sedangkan kalaun sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung pada sistem yang di pergunakan, peralatan dan petugas filing. Kalau dirinci secara seksama, maka langkah – langkah penyimpanan adalah sebagai berikut:

a.       Pemeriksaan

                        Langkah ini adalah langakah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembaran arsip.

b.      Mengindeks

                        Adalah pekerjaan yang menetukan pada nama atau subjek atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan.

c.       Memberi Tanda

                        Langkah ini sering disebut dengan pengkodean, di lakukan secara sederhana dengan memberi tanda garis atau lingaran warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah di tentukan pada langkah pengerjaan indeks.

d.      Menyortir Dulu

                        Menyortir adalah mengelompokkan warkat – warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan.

e.       Menyimpan

                        Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu  mendaoatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang di pergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien .

BAB III

DESKRIPSI DATA

A.            Pengurusan Arsip Masuk

            Pengurusan naskah diunas masuk meliputi kegiatan uang di laksanakan oleh unit kearsipan Tata Usaha Pengolah.

a.       Pada Unit kearsipan dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan Tata Usaha Pengolah.

1)      Penerima mempunyai tugas :

a)      Menerima naskah dinas ydng disampaikan baik leh pengantar, pos atau Telkom maupun oleh cakra dan perorangan.

b)      Meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.

c)      Membutuhkan paraf pada bukti penerimaan.

d)      Menyortir naskah dinas.

e)      Membuka sampul atau mengeeluarkan naskah dinas dari dalam sampul.

f)       Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas, sampul diikutsertakan bersama naskah dinasnya.

g)      Meneliti kelengkapa lampiran naskah dinas.

h)      Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.

i)        Menyampaiukan naskah dinas tertutup kepada pencatat.

2)      Pengarah mempunyai tugas :

a)      Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dins penting atau naskahdinas biasa.

b)      Mencantumkan disposisi pengarahan pada bagian kanan atas naskah dinas.

c)      Menentukan metode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.

d)      Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat.

3)      pencatat mempunyai tugas :

a)      mencantumkan nomor urut pada naskah dinas’

b)      mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali.

c)      Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar.

d)      Menyampaikan naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kendali kepada pengendali.

e)      Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar kapada pengendali.

4)      Pengendali mempunyai tugas

a)      Menerima naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2(dua) rangkap lembar pengantar dari pencatat.

b)      Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan kendali.

c)      Manyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali lembar ke II berwarna kuning dan lembar ke III berwarna merah Kepada Tata Usaha Pengolah.

d)      Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkaplembar pengantar pengantar Kepada Tata Usaha Pengolah.

e)      Menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam almari katalog berdasarkan urutan nomor kode. Dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan urutan abjad pada indeks.

f)       Menyusun kartu kendali lembar II berwarna kuning dalam almari katalog berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.

5)      Penyimpanan mempunyai tugasmenyimpan kartu kendali lembar ke III berwarna kuning yang di terima kembali dari Tata Usaha Pengolah ke dalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di Unit Pengolah.

b.      Pengurusan naskah dinas masuk pada Tata Usaha Pengolah meliputi kegiatan-kegiatan :

1)      Menerima naskah dinas dan waktu kendali lembar III san IV berwarna kuning dan merah dari Pegendali.

2)      Membutuhkan paraf pada kartu kendali lembar III berwarna kuning sebagai tanda bukti naskah dinas telah diterima.

3)      Mengembalikan kartu kendali lembar III berwarna kuning kapada Pengendali.

4)      Menyimpan kartu kendali lembar IV berwarna merah dalam almari katalog berdasarkan urutan nomor kode.

5)      Mengisi lembar disposisi dua rangkap.

6)      Menyampaikan naskah dinas yang diterima dari unit kearsipan kepada pengolah untuk diselesaikan, disertai lembar disposisi.

7)      Menyimpan 1(Satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang ada pada pengolah.

8)      Menerima naskah dinas biasa beserta dua rangkap lembar pengantar dari pengendali.

9)      Membutuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas telah diterima.

10)  Mengembalikan satu lembar pengantar kepada Pengendali.

B.     Pengurusan Arsip Keluar 

            pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan.

a.      Tata Usaha Pengolah Mempunyai Tugas :

1)      Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga)berwarna putih, kuning dan merah.

2)      Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada Unit Kearsipan.

3)      Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan kode.

4)      Mengendalikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya kepada penmyimpan.

b.      Unit Kearsipan

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendali, menyimpan dan pengirim.

1)      Pengendali mempunyai tugas :

a)      Memberikan nomor urut pada kartu kendali.

b)      Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode.

c)      Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada penyimpan.

d)      Mengembalikan kartu kendali berwarna merah kepada Unit Pengolah.

e)      Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Unit Pengolah.

2)      Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di Unit Pengolah.

3)      Pengirim mempunyai tugas :

a)      Mengirim net kepada alamat.

b)      Menyampaikan konsep kepada pengendali.

1.       penyimpanan Arsip

a.       Arsip aktif disimpan dan dipelihara pada Unit Pengolah masing-masing yaitu :

1)      Tata usaha Pengolah menyimpan arsip aktif menurut urutan kode klasifikasi.

2)      Arsip disusun dalam folder atau map gantung menurut urutan kode klasifikasi.

b.      Penyimpanan arsip in aktif di pusatkan pada Unit Kearsipan yaitu :

1)      Menyimpan/menyusun arsip di dalam folder menurut urutan kode klasifikasi.

2)      Memasukkan folder ke dalam kotak arsip in aktif dan di susun secara vertical.

3)      Kotak arsip in aktif di tempatkan di dalam rak arsip.

c.       Penyimpanan kartu kendali arsip in aktif dilakukan sebagai berikut :

1)      Tata Usaha Pengolah menyampaikan arsip in aktif kepada penyimpan berikut kartu kendali berwarna merah.

2)      Penyimpan menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada tata Usaha Pengolah sebagai bukti bahwa arsip-arsip in aktif beserta kartu kendali berwana merah telah diterima.

3)      Penyimpanan arsip bias a dipisahkan dari arsip penting dan arsip yang bersifat rahasia.

2.      Penemuan Arsip Kembali

Cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan :

a.       Untuk mengetahui permasalahan, kode klasifikasi dan indeks suratnya, melalui kartu kendali berwana putih.

b.      Untuk mengetahui nomor urut, melalui daftar pengendali.

3.      Peminjaman Arsip

a.       Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan tanda bukti pinjaman.

b.      Peminjam mengisi tanda bukti pinjaman tiga rangkap;

1)      Lembar I, disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang di pinjam.

2)      Lembar II, disertakan pada arsip yang dipinjam.

3)      Lembar III, disimpan sebagai sarana penagih.

c.       Tanda bukti pinjam ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dan Kepala Unit Kearsipan.

d.      Peminjam wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya pada batas waktu yang telah ditentukan.

e.       Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang telah ditentukan.

C.     PENYUSUTAN

1.      Maksud

Maksud penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2.      Tata Cara penyusutan

a.       Tata Usaha Pengolah.

Teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip in aktif.

1)      Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip in aktif.

2)      Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke penympan.

3)      Menata arsip in aktif yang akan diserahkan ke prnyimpan dalam file tersendiri.

4)      Pada waktu yang telah ditentukan, mengirim arsip in aktif tersebut kepada penyimpan.

b.      Unit Kearsipan.

1)      Secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadual retensi.

3.      Tata cara Penyerahan ke Unit Kearsipan

a.       Unit Pengolah

1)      Mengirimkan arsip in aktif yang tidak di pergunakan di Unit Pengolah ke Penyimpanan dengan menukar kartu kendali warna merah dengan kartukendali warna kuning.

2)      Menyimpan kartu kendali warna kuning.

b.      Unit Kearsipan

1)      Menerima arsip in aktif dari unit pengolah beserta kartu kendali warna merah.

2)      Menyimpan arsip in aktif di dalam file dimana kartu kendali warna kuning semula disimpan.

3)      Menyerahkan kartu kendali warna kuning kepada Unit Pengolah.

4)      Mencatat dalam daftar pengendali bahwa arsip telah disimpan.

4.      Pemusnahan dan penyerahan arsi ke kantor perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi kabupaten tuban.

Pemusnahan dan penyerahan arsip ke kantor perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi dilakukan setelah mendapatkan ijin dari Bupati.

a.       Tata Cara Pemusnahan Arsip.

1)      Penyimpanan sekali dalam setahun berkewajiban :

a)      Meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukandalam jadual Retensi.

b)      Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadual Retensi arsip dapat dimusnahkan.

c)      Mengumpulkan arsip tesebut dalam dan di ajukan ke tim Peneliti.

d)      Memberitahukan kepada Unit pengolah dengan daftar arsip, bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang di tetapkan dalam jadual Retensi dan telah disetujui oleh Tim Peneliti untuk di musnahkan.

2)      Proses Pemusnahan Arsip

a)      Tim Peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan arsip Kepada Bupati.

b)      Petugas yang melaksanakan pemusnahan memuat Berita Acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.

b.      Tata Cara Penyerahan Arsip ke Kantor Perpustakaa, kearsipan dan dokumentasi.

1)      Penyimpan menentukan arsip yang akan di kirim

2)      Kartu kendali warna putih dari arsip tersebut dikumpulkan.

3)      Arsip tersebut dibuatkan daftar

4)      Kartu kendali berwarna putih beserta daftar penyerahan tersebut disampaikan kepada Tim Peneliti.

BAB IV

PEMBAHASAN

BUPATI TUBAN

NOMOR 31 TAHUN 2010

TENTANG

TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINMTAH

KABUPATEN TUBAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI TUBAN,

Menimbang          : a.  Bahwa sebagai implementasi Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang pedoman tat kearsipan di daerah maka dipandang perlu untuk menyusun kembali tata kearsipan dilingkungan pemerintah kabupaten tuban;

                              b.  Bahwa sehubungan dengan maksud tersebut pada huruf A, perlu penetapan tata kearsipan dilingkungan pemerintah kabupaten tuban dengan peraturan Bupati Tuban.

Mengungat           : 1. Undang Undang No 12 Tahun 1950 tentang Pembetukan daerah daerah kabupaten dalam lingkungan propinsi jawa timur sebagaimana telah diubah dengan Udang Undang No 2 Tahun 1965;

                             2.  Undang Undang No 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan pokok kearsipan;

                             3. Undang Undang No 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan;

                             4.  Undang Undang No 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah sebagaimana telah diubah kedua kali dengan Undang-Undang No 12 Tahun 2008;

                             5.  Peraturan Pemerintah No 41tahun 2007 tentang pedoman penetaan perangkat daerah;

                             6.  Peraturan Menteri Dalam Negeri no 3 Tahun 2005 tentang Tata Naskah Dinas di Linkungan Pemerintah Kabupaten/Kota;

                             7.  Peraturan Menteri Dalam Negeri No 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah;

                             8.  Peraturan Menteri Dalam Negeri No 57 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis  Penetaan Organisasi Perangkat Daerah;

                             9.  Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemereintah Daerah;

                          10. Peraturan Daerah Kabupaten Tuban Nomor 02 Tahun 2008 tentang Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kabupaten Tuban;

                            11 .Peraturan Pemerintah Kabupaten Tuban Nomor 03 tahun 2008 tentang Organisasi Dinas Daerah Kabupaten Tuban;

                            12. Peraturan Pemerintah Kabupaten Tuban Nomor 04 Tahun 2008 tentang Organisasi Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Tuban;

                            13. Peraturan Pemerintah Kabupaten Tuban Nomor 05 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan kelurahan;

                            14. Peraturan Pemerintah Kabupaten Tuban Nomor 06 Tahun 2008 tentang Organisasi Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Tuban;

Memperhatikan      :    Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 26 tahun 2009 tentang Tata Kearsipan di

                                    Lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur;

                                

MEMUTUSKAN :

Menetapkan            : PERATURAN BUPATI TUBAN TENTANG TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH LINGKUNGAN KABUPATEN TUBAN

                           

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang di maksud dengan:

1.      Daerah adalah kabupaten tuban

2.      Pemerintah Daerah, adalah Bupati dan perangkat Daerah sebagai unsure penyelenggara Pemerintah Daerah.

3.      Bupati, adalah Bupati Tuban

4.      Wakil Bupati, adalah Wakil Bupati Tuban

5.      Dewan Perwakilan Rakyat Daerah selanjutnya di sebut DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat daerah sebagai unsur Sebagai penyelenggaara pemerintah daerah.

6.      Sekretaris Daerah adalah Sekretari Daerah Kabupaten Tuban.

7.      Satuan Kerja Perangkat Daerah selanjutnya disebut SKPD adalah perangkat daerah yang terdiri dari Sekretariat daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan kelurahan Serta Satuan polisi Pamong praja di lingkungan Pemerintah kabupaten Tuban.

8.      Kantor kearsipan, perpustakaan dan Dokumentasi adalah kantor kearsipan, perpustakaan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban.

9.      Arsip, adalah Naskah-Naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok untuk pelaksanaan tugas.

10.  Arsip dinamis, adalah arsip yang masih di gunakan dalam menyelenggarakan administrasi danpelaksanaan tugas.

11.  Arsip Aktif, adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dan terus menerus dalam proses pelaksanaan tugas.

12.  Arsip In Aktif, adalah arsip yang tidak lagi di pergunakan secara langsung dan pelaksanaan tugas.

13.  Arsip Statis , adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan dalam pelaksanaan tugas dan di simpan sebagai arsip instansi yang menguasainya untuk kemudian disimpan dalam Depo Kantor Perpustakaan  Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban sesuai dengan peraturan Yang berlaku.

BAB II

POKOK KEBIJAKSANAAN KEARSIPAN

Pasal 2

1)      Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban meliputi :

a.       Arsip dinamis terdiri atas :

1.      Arsip aktif, yaitu arsip yang masih di pergunakan secara langsung dan terus menerus dalam proses pelaksanaan tugas.

2.      Arsip In Aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas.

2)      Arsip Dinamis Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a angka 1) di simpan di unit pengolah SKPD.

3)      Arsip Dinamis In Aktif sebagaimana dimaksud ayat (1) huruf a angka 2) di simpan di unit kearsipan.

4)      Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf bdi simpan di kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban.

Pasal 3

1)      Pejabat Pemerintah Kabupaten Tuban melaksanakan kegiatan Tata Kearsipan Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Perangkat Daerah.

2)      Tata kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) di laksanakan sesuai perkembangan dan kemajuan teknologi melalui modernisasi system kearsipan.

3)      Pembinaan, bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan di laksanakan oleh kantor perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi kabipaten tuban.

BAB III

ORGANISASI KEARSIPAN

Pasal 4

Perangkat daerah swbagai satuan organisasi penyelenggara Tata Kearsipan di lingkunga Pemerintah Kabupaten Tuban adalah suatu kerja perangkat daerah yang telah ditetapkan dalam peraturan Daerah Kabupaten Tuban.

BAB IV

PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN

Pasal 5

1)      Ketentuan dalam penyelenggaraan Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban dilaksanakan dengan mempergunakan Kartu Kendali sebagai sarana pengendalian, pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip dan jadual Retensi sebagai sarana peyusutan.

2)      Ketentuan-ketentuan penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Tercantum dalam lingkungan peraturan bupati ini.

Pasal 6

1)      Arsip dinamis merupakan dokumentasi bersifat relasi bagi pihak-pihak di luar perangkat daerah.

2)      Penyimpanan terhadap arsip dinmamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan persetujuan Bupati.

3)      Pejabat dan atau petugas penyelenggara kearsipan wajib mengamankan arsip yang dipercayakan kepadanya menurut ketentuan yang berlaku.

4)      Arsip statis diserahkan kepada kantor perpustakaan, kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5)      Penyusutan arsip yang meliputi pemindahan, penyerahan dan pemusnahan sesuai ketentuan perundang-undangaan yang berlaku.

Pasal 7

Kepala satuan kerja peringkat daerah menyelenggarakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga kearsipan serta melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan dan memberikan perangsang dan terhadap tenaga kearsipan sesuai dengan tugas serta fungsi di lingkungan unit kerjanya.

Pasal 8

Untuk menyelenggarakan tata kearsipan agar dapat di laksanakan berdayaguna dan berhasilguna, di tiap satuan kerja perangkat kerja daerah harus disediakan ruangan dan perlengkapan yang memadahi.

BAB V

POLA KLASIFIKASI

Pasal 9

1)      Pola klasifikasi kearsipan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah kabupatren tuban, sebagai sarana penataan arsip disusun berdasarkan klasifikasi maslah bidang tugas semua unit organisasi pemerintah kabupaten tuban.

2)      Pola klasifikasi kearsipan sebagaimana di maksud ayat (1) meliputi :

a.       Umum

b.      Pemerintahan

c.       Politik

d.      Keamanan dan ketertiban

e.       Kesejah teraan rakyat

f.       Perekonomian

g.       Pekerjaan umum dan ketenangan

h.      Pengawasan

i.        Kepegawaian

j.        Keuangan

3)      Pola klasifikasi kearsipan satuan kerja perangkat daerah di lingkungan pemerintah kabupaten tuban sebagaimana di maksud pada ayat (1)tercantum dalam lampiran peraturan bupafti ini.

BAB VI

PENUTUP

PASAL 10

Dengan berlakunya peraturan bupati tuban ini maka peratuan Bupati Tuban Nomor 31 Tahun 2008 di cabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal11

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan .

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam berita Daerah Kabupaten Tuban.

                                                                                     Ditetapkan di Tuban

                                                                                     Pada tanggal 29 Desimber 2010

                                                                                     BUPATI TUBAN

                                                                   Dra.Hj. HAENY RELAWATI R. W, M.si

Di undangkan di Tuban

Pada tanggal 29 Desember 2010

Plt. Sekretaris Daerah Kabupaten Tuban

Drs. HERI SISWORO

PEMBINA Utama Muda

NIPP. 19551128 1919850 1 001

BERITA DAERAH KABUPATEN TUBAN TAHUN 2010 SERI E NOMOR 21.

                               LAMPIRAN PERATURAN BUPATI TUBAN

                                                                            TANGGAL  : 21 DESEMBER 2010

                                                                            NOMOR       : 31 TAHUN 2010

1)      PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN

A.     UMUM

          Arsip sebagai Nasskah Dinas yang du buat dan di terima oleh pimpinan init kerja dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok merupakan bagian dari peaksanaan kegiatan pemerintah dengan tunjuan antara lain untuk menyediakan data dan informasi cepat dan tepat bagi pejabat atau perangkat Daeraqh yang membutuhkan.

          Salah satu sub system dari pengendalian di maksud ialah mengklasifikasikan arsip yang artinya memisahkan arsip atas dasar perbedaan yang ada, yang merupakan dasar untuk penataan arsip secara sistematis dan efektif, agar memudahkan penemuan kembali arsip sehingga pelayanan penyajian informasi kapada pimpinan dapat dilaksanakan dengan dan cepat.

          Mengimgat arsip sebagai penunjang kelancaran sebagai pelaksanaan tugas pokok sebagai pimpinan maka perlu dilakukan pengendalian, penyusunan pola klasifikasi dengan memperhatikankeamanan dan kerahasiaan arsip.

B.     PENGERTIAN

1.      File adalah berkas yang merupakan suatu kesatuan arsip yang mengandung masalah tertentu dan di susun pola klasifilasi.

2.      Naskah Dinas Penting adalah naskah donas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai  arsip .,

3.      Naskah Dinas Biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.

4.      Kartu Kendali adalah lembar isian untuk mencatat, penyampaian, penemuan, kembali dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip ke kantor Perpustakaan, Kearsipan Dokumentasi, dengan kartu kendali surat masuk dan kartu kendali surat keluar.

a.       Kartu kendali surat masuk terdiri atas empat (4) rangkap yaitu warna putih, hijau kuning dan merah dengan ketentuan sebagai berikut :

a)      Kartu kendali warna putih untuk pengendalian sebagai lat control.

b)      Kartu kendali warna hijau untuk disimpan berdasakan instansi dan menurut urutan waktu

c)      Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah dinas bersangkutan masih berada di file unit pengolah.

d)      Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah.

b.      Kartu Kendali Surat Keluar terdiri atas tiga (3) rangkap yaitu warna putih, kuning dan merah dngan ketentuan sebagai berikut :

a)      Kartu kendali warna putih untuk pengendalian sebagai alat control.

b)      Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah dinas yang bersangkutan masih berada di file Unit Pengolah

c)      Kartu kendali warna merah untuk untuk Tata Usaha Pengolah.

5.      Kartu Tunjuk slang adalah formulir yang di pergunakan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan file yang lain.

6.      Daftar pengendali adalah daftar yang di pergunakan untuk menguventarisasi naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar sekaligus sebagai alat control.

7.      Nomor Urut adalah nomor urut naskah dinas yang di mulai dari angka 01 dan seterusnya sebagai sarana inventarisasi jumlah naskah dina. Setiap permulaan tahun,nomor urut dimulai kembali dengan angka 01.

8.      Kode Perangkat Daerah adalah tanda pengenel perangkat daerah yang dinyatakan dengan huruf dibelakang nomor urut.

9.      Lembar Disposisi adalah lembar untuk menuliskan disposisi.

10.  Lembar Pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas yang tidak di buka.

11.  Lembaran Teguran Retensi adalah formulir yang dipergunakan untuk memperingatkan Pengolah bahwa arsip bersangkutan sudah habis waktu retensinya.

12.  Penerima adalah unit/staf yang bertugas menerima naskah dinas yang disampaikan, baik oleh pengantar pos atau Telkom maupun oleh caraka atau perorangan.

13.  Pengarah Naskah Dinas adalah unit/staf yang bertugas menentukan ke unit pengolah mana, naskah dinas harus di sampaikan dengan menentukan kode klasifikasi dan indeks.

14.  Pencatat Surat adalah unit/staf yang bertugas melakukan pencatatan naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar.

15.  Pengendali adalah unit/staf yang bertugas melakukan pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar.

16.  Pengirim Naskah Dinas adalah unit/staf yang bertugas melakukan pengiriman naskah dinas.

17.  Penyimpanan Arsip adalah unit/staf yang bertugas melakukan penyimpanan dan penelitian arsip.

18.  Unit Kearsipan adalah :

a.       Subbagai tata usaha dan telkomunikasi daerah pada bagian umum secretariat Kabupaten Tuban .

b.      Secretariat pada Badan dan Dinas kabupaten tuban.

c.       Subbagian tata usaha pada kantor dan perusahaan daerah Kabupaten Tuban.

d.      Sebbagian Umum dan Kepegawaian (yang termasuk a s/d c) pada satuan organisasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban.

19.  Unit Pengolahan adalah :

a.       Sekretariat pada Badan, Dinas, Bagian Umum Kantor dan Perusahaan Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban.

b.      Bagian Umum dan Telkomunikasi di Lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Tuban.

c.       Subbag Umum dan Kepegawaian organisasi lain di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban.

20.  Subbag umum dan kepegawaian pengolah adalah unit/staf ketatausahaan unit pengolah.

21.  Pengolah adalah unit/staf yang bertugas melakukan pengolahan naskah dinas.

22.  Klasifikasi adalah penggolingan naskah dinas berdasarkan masalah yang termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan penataan dan penemuan arsip kembali.

23.  Indeks adalah cirri atau tanda dari naskah dinas berupa kata tangkap yangakan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

24.  Kode adalah tanda pengganti masalah seperti yang tercantum dalam pola kasifikasi.

C.     PENGENDALIAN NASKAH DINAS

Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas, keluar, pentimpanan, penemuan kembali dan peminjaman arsip.

4.      Pengurusan Naskah Dinas Masuk

Pengurusan naskah diunas masuk meliputi kegiatan uang di laksanakan oleh unit kearsipan Tata Usaha Pengolah.

c.       Pada Unit kearsipan dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan Tata Usaha Pengolah.

6)      Penerima mempunyai tugas :

j)        Menerima naskah dinas ydng disampaikan baik leh pengantar, pos atau Telkom maupun oleh cakra dan perorangan.

k)      Meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.

l)        Membutuhkan paraf pada bukti penerimaan.

m)    Menyortir naskah dinas.

n)      Membuka sampul atau mengeeluarkan naskah dinas dari dalam sampul.

o)      Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas, sampul diikutsertakan bersama naskah dinasnya.

p)      Meneliti kelengkapa lampiran naskah dinas.

q)      Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.

r)       Menyampaiukan naskah dinas tertutup kepada pencatat.

7)      Pengarah mempunyai tugas :

e)      Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dins penting atau naskahdinas biasa.

f)       Mencantumkan disposisi pengarahan pada bagian kanan atas naskah dinas.

g)      Menentukan metode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting.

h)      Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat.

8)      pencatat mempunyai tugas :

f)       mencantumkan nomor urut pada naskah dinas’

g)      mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali.

h)      Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar.

i)        Menyampaikan naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kendali kepada pengendali.

j)        Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar kapada pengendali.

9)      Pengendali mempunyai tugas

g)      Menerima naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2(dua) rangkap lembar pengantar dari pencatat.

h)      Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan kendali.

i)        Manyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali lembar ke II berwarna kuning dan lembar ke III berwarna merah Kepada Tata Usaha Pengolah.

j)        Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 (dua) rangkaplembar pengantar pengantar Kepada Tata Usaha Pengolah.

k)      Menyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam almari katalog berdasarkan urutan nomor kode. Dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan urutan abjad pada indeks.

l)        Menyusun kartu kendali lembar II berwarna kuning dalam almari katalog berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.

10)  Penyimpanan mempunyai tugasmenyimpan kartu kendali lembar ke III berwarna kuning yang di terima kembali dari Tata Usaha Pengolah ke dalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di Unit Pengolah.

d.      Pengurusan naskah dinas masuk pada Tata Usaha Pengolah meliputi kegiatan-kegiatan :

11)  Menerima naskah dinas dan waktu kendali lembar III san IV berwarna kuning dan merah dari Pegendali.

12)  Membutuhkan paraf pada kartu kendali lembar III berwarna kuning sebagai tanda bukti naskah dinas telah diterima.

13)  Mengembalikan kartu kendali lembar III berwarna kuning kapada Pengendali.

14)  Menyimpan kartu kendali lembar IV berwarna merah dalam almari katalog berdasarkan urutan nomor kode.

15)  Mengisi lembar disposisi dua rangkap.

16)  Menyampaikan naskah dinas yang diterima dari unit kearsipan kepada pengolah untuk diselesaikan, disertai lembar disposisi.

17)  Menyimpan 1(Satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang ada pada pengolah.

18)  Menerima naskah dinas biasa beserta dua rangkap lembar pengantar dari pengendali.

19)  Membutuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas telah diterima.

20)  Mengembalikan satu lembar pengantar kepada Pengendali.

5.      pengurusan Naskah Dinas Keluar 

pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan.

c.       Tata Usaha Pengolah Mempunyai Tugas :

5)      Mencatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga)berwarna putih, kuning dan merah.

6)      Menyampaikan konsep beserta tiga kartu kendali kepada pengendali pada Unit Kearsipan.

7)      Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan kode.

8)      Mengendalikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahannya kepada penmyimpan.

d.      Unit Kearsipan

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendali, menyimpan dan pengirim

4)      Pengendali mempunyai tugas :

f)       Memberikan nomor urut pada kartu kendali.

g)      Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode.

h)      Menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada penyimpan.

i)        Mengembalikan kartu kendali berwarna merah kepada Unit Pengolah.

j)        Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Unit Pengolah.

5)      Penyimpanan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning menurut nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut masih berada di Unit Pengolah.

6)      Pengirim mempunyai tugas :

c)      Mengirim net kepada alamat.

d)      Menyampaikan konsep kepada pengendali.

6.       penyimpanan Arsip

d.      Arsip aktif disimpan dan dipelihara pada Unit Pengolah masing-masing yaitu :

3)      Tata usaha Pengolah menyimpan arsip aktif menurut urutan kode klasifikasi.

4)      Arsip disusun dalam folder atau map gantung menurut urutan kode klasifikasi.

e.       Penyimpanan arsip in aktif di pusatkan pada Unit Kearsipan yaitu :

4)      Menyimpan/menyusun arsip di dalam folder menurut urutan kode klasifikasi.

5)      Memasukkan folder ke dalam kotak arsip in aktif dan di susun secara vertical.

6)      Kotak arsip in aktif di tempatkan di dalam rak arsip.

f.       Penyimpanan kartu kendali arsip in aktif dilakukan sebagai berikut :

4)      Tata Usaha Pengolah menyampaikan arsip in aktif kepada penyimpan berikut kartu kendali berwarna merah.

5)      Penyimpan menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepada tata Usaha Pengolah sebagai bukti bahwa arsip-arsip in aktif beserta kartu kendali berwana merah telah diterima.

6)      Penyimpanan arsip bias a dipisahkan dari arsip penting dan arsip yang bersifat rahasia.

7.      Penemuan Arsip Kembali

Cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan :

c.       Untuk mengetahui permasalahan, kode klasifikasi dan indeks suratnya, melalui kartu kendali berwana putih.

d.      Untuk mengetahui nomor urut, melalui daftar pengendali.

8.      Peminjaman Arsip

f.       Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan tanda bukti pinjaman.

g.       Peminjam mengisi tanda bukti pinjaman tiga rangkap;

4)      Lembar I, disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang di pinjam.

5)      Lembar II, disertakan pada arsip yang dipinjam.

6)      Lembar III, disimpan sebagai sarana penagih.

h.      Tanda bukti pinjam ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dan Kepala Unit Kearsipan.

i.        Peminjam wajib mengembalikan arsip selambat-lambatnya pada batas waktu yang telah ditentukan.

j.        Penyimpan wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam batas waktu yang telah ditentukan.

D.     PENYUSUTAN

5.      Maksud

Maksud penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya serta menghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan. Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6.      Tata Cara penyusutan

c.       Tata Usaha Pengolah.

Teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip in aktif.

5)      Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip in aktif.

6)      Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke penympan.

7)      Menata arsip in aktif yang akan diserahkan ke prnyimpan dalam file tersendiri.

8)      Pada waktu yang telah ditentukan, mengirim arsip in aktif tersebut kepada penyimpan.

d.      Unit Kearsipan.

2)      Secara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadual retensi.

7.      Tata cara Penyerahan ke Unit Kearsipan

c.       Unit Pengolah

3)      Mengirimkan arsip in aktif yang tidak di pergunakan di Unit Pengolah ke Penyimpanan dengan menukar kartu kendali warna merah dengan kartukendali warna kuning.

4)      Menyimpan kartu kendali warna kuning.

d.      Unit Kearsipan

5)      Menerima arsip in aktif dari unit pengolah beserta kartu kendali warna merah.

6)      Menyimpan arsip in aktif di dalam file dimana kartu kendali warna kuning semula disimpan.

7)      Menyerahkan kartu kendali warna kuning kepada Unit Pengolah.

8)      Mencatat dalam daftar pengendali bahwa arsip telah disimpan.

8.      Pemusnahan dan penyerahan arsi ke kantor perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi kabupaten tuban.

Pemusnahan dan penyerahan arsip ke kantor perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi dilakukan setelah mendapatkan ijin dari Bupati.

c.       Tata Cara Pemusnahan Arsip.

3)      Penyimpanan sekali dalam setahun berkewajiban :

e)      Meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang telah ditentukandalam jadual Retensi.

f)       Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadual Retensi arsip dapat dimusnahkan.

g)      Mengumpulkan arsip tesebut dalam dan di ajukan ke tim Peneliti.

h)      Memberitahukan kepada Unit pengolah dengan daftar arsip, bahwa arsip telah memenuhi jangka waktu yang di tetapkan dalam jadual Retensi dan telah disetujui oleh Tim Peneliti untuk di musnahkan.

4)      Proses Pemusnahan Arsip

c)      Tim Peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentang pemusnahan arsip Kepada Bupati.

d)      Petugas yang melaksanakan pemusnahan memuat Berita Acara tentang pelaksanaan pemusnahan arsip.

d.      Tata Cara Penyerahan Arsip ke Kantor Perpustakaa, kearsipan dan dokumentasi.

5)      Penyimpan menentukan arsip yang akan di kirim

6)      Kartu kendali warna putih dari arsip tersebut dikumpulkan.

7)      Arsip tersebut dibuatkan daftar

8)      Kartu kendali berwarna putih beserta daftar penyerahan tersebut disampaikan kepada Tim Peneliti.

9)      Tim peniliti menentukan arsip yang dikirim ke kantor perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi.

10)  Arsip yang telah di nilai oleh tim peneliti beserta kartu kendali berwarna putih dan daftarnya dikirim ke kantor perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi

11)  Penyerahan ke kantor dokumentasi di laengkapi berita acara penyerahan di tandatangani oleh pejabat di lingkungan pemerintah

1)      CONTOH  1 KARTU KENDALI MASUK

PEMERINTAH  KABUPATEN TUBAN KARTU SURAT MASUK	Indeks			Kode	Nomor Urut : M/K
	Isi Ringkas
	Dari :
	Tanggal surat:	Nomor surat			Lampiran
	Pengolah :		Tgl diteruskan :
	Catatan  :

KARTU KENDALI MASUK

Cara pengisian kartu kendali surat masuk :

1.      Kolom Indeks                          : Diisi  Indeks masalah naskah dinas

2.      Kolom kode                                         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi

3.      Kolom nomor urut M / K         : Diisi nomor urut berdasarkan daftar pengendali

                                                  surat masuk / keluar

4.      Kolom isi ringkas                     : Diisi rinkasan dari naskah dinas

5.      Kolom dari                              : Diisi dari siapa naskah dinas tersebut diterima

6.      Kolom tanggal                         : Diisi tanggal naskah dinas diterima

7.      Kolom nomor                          : Diisi nomor naskah dinas

8.      Kolom lampiran                       : Diisi jumlah lampiran naskah dinas

9.      Kolom pengolah                      : Diisi Unit Pengolah mana yg akan

                                                  menyelesaikan

10.  Kolom tgl diteruskan               : Diisi tanggal naskah dinas diteruskan kepada

                                                  unit pengolah

11.  Kolom tanda terima                 : Diisi paraf petugas penerima surat di unit

                                                  pengolah

12.  Kolom catatan                         : Diisi keterangan-keterangan yang perlu dicatat

2)      CONTOH  2

KARTU KENDALI NASKAH DINAS KELUAR

PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN KARTU SURAT KELUAR	Indeks		Kode	Nomor Urut
	Isi ringkas
	Kepada :
	Pengolah	Tgl surat		Lampiran
	Catatan : Lampiran 1

Cara pengisian kartu kendali surat masuk.

1.      Kolom indeks              :    Diisi indeks masalah.

2.      Kolom kode                             :    Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi.

3.      Kolom nomor              :    Diisi nomor urut berdasarkan daftar pengendali.

4.      Koplom isi ringkasan   :    Diisi rinkasan dari naskah dinas.

5.      Kolom kepada             :    Diisi alamat yang dituju.

6.      Kolom pengolah          :    Diisi unit pengolah yang menyelesaikan masalah.

7.      Kolom tgl. surat           :           :    Diisi tanggal naskah dinas yang dikeluarkan.

8.      Kolom lampiran           :    Diisi jumlah lampiran naskah dinas.

9.      Kolom catatan             :    Diisi keterangan-keterangan yang perlu di catat.    

3)      CONTOH  3

KARTU TUNJUK SILANG

LEMBAR TUNJUK SILANG	Indeks		Kode
	Perihal Isi rinkas
	Lihat :	Kode :		Nomor urut :
	Catatan :

Cara pengisian Lembar Tunjuk Silang

1.      Kolom indeks                   :  Diisi indeks masalah ke 2

2.      Kolom kode                      :  Diisi kode klasifikasi menurut masalah 2.

3.      Kolom perihal isi singkat  :  Diisi isi ringkasan masalah ke 2.

4.      Kolom lihat                       :  Diisi kode masalah, masalah pertama.

5.      Kolom nomor urut                        :  Diisi nomor urut kartu kendali.

6.      Kolom catatan                  :  Diisi catatan yang diperlukan.

4)      CONTOH  4

DAFTAR PENGENDALI

                                                            HALAMAN : . . . . .

TERIMA TGL . +)     SIMPAN TGL . +)        KIRIM KE UNIT TGL . . . .)    EKSPEDISI TGL . +)

NO. Urut	KLAS	+)	NO. Urut	KLAS	+)	No. Urut	KLAS	+)
00						68
01			34			69
02			35			70
03			36			71
04			37			72
05			38			73
06			39			74
07			40			75
08			41			76
09			42			77
10			43			78
11			44			79
12			45			80
13			46			81
14			47			82
15			48			83
16			49			84
17			50			85
18			51			86
19			52			87
20			53			88
21			54			89
22			56			90
23			57			91
24			58			92
25			59			93
26			60			94
27			61			95
28			62			96
29			63			97
30			64			98
31			65			99
32			66
33			67

CARA PENGISIAN DAFTAR PENGENDALI

Pemegang daftar Pengendali ini ialah :

1.      Pemegang numerator

2.      Pengendali naskah dinas keluar

3.      Pengirim

4.      Penyimpan

Kegiatan pemegang daftar pengendali adalah :

1.      Pemegang numerator Mengisi nomor kode naskah dinas pada kolom “klas” baik untuk naskah dinas keluar maupun  naskah dinas masuk.

2.      Pengendalian naskah dinas keluar mengisi nomor kode naskah dinas pada kolom“klas” sesuai nomor urut, serta mengisi tanggal pengiriman konsep kepada pengirim

3.      Pengirim Mengisi nomor kode naskah dinas keluar pada kolom “klas”sesuai nomor urut, serta mengisi tanggal pengirim konsep kepada pengendali

4.      Penyimpan Mengisi kode klasifikasi pada kolom “klas” sesuai  nomor urut dan mengisi tanggal simpan untuk  naskah dinas yang disimpan

5)      Contoh 5 (Scan)

Cara pengisian lembar disposisi (Contoh 5)

1.       Kolom surat dari                : Diisi asal naskah dinas

2.       Kolom tanggal surat           : Diisi tanggal naskah dinas

3.       Kolom nomor surat            : Diisi nomor naskah dinas

4.       Kolom perihal                    : Diisi perihal naskah dinas

5.       Kolom diterima tanggal     : Diisi tanggal naskah dinas diterima

6.       Kolom nomor agenda        : Diisi kode klasifikasi dan nomor urut

7.       Kolom diteruskan              : Diisi nama jabatan,titrlatur yang akan memberikan

                                            disposisi

8.       Kolom paraf,tgl,th,bln        : Diisi nama jabatan, yang membuat disposisi dan

                                            tanggalnya dan tahun      

9.       Kolom paraf,tanggal,bulan: Diisi nama jabatan, yang membuat disposisi dan

tanggalnya dan tahun

6)      Contoh 6 Lembar Pengantar

PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN

                                         Kepada

                                         Yth

LEMBAR PENGANTAR

No.	Asal surat	Tgl. surat	Nomor surat	Keterangan
1.
2.
3.
4.

Diterima tanggal :                            Dikirim tanggal :

Yang menerima                               yang menerima

. . . . . . . .                                                     . . . . . . . . .

NIP. …….                                                   NIP. ………

Cara pengisian Lembar Pengantar

1.      Kolom kepala                    : Diisi unit pengolah yang dituju.

2.      Nomor urut                                    : Diisi nomor lembar pengantar

3.      Kolom asal surat                : Diisi nama sipengirim

4.      Kolom tanggal surat                       : Diisi tanggal naskah dinas

5.      Kolom nomor surat                        : Diisi nomor naskah dinas

6.      Kolom keterangan              : Diisi catatan – catatan yang diperlukan

7.      Kolom tanggal diterima      : Diisi tanggal penerimaan

8.      Kolom yang menerima       : Diisi tanda tangan dan nama terang berikut NIP

  petugas unit pengolah yang menerima

9.      Kolom tanggal pengirim     :  Diisi tanggal pengirim naskah dinas

10.  Kolom pengirim                 :  Diisi tanda tangan dan nama terang

                                             berikut NIP Pejabat unit pengirim

7)      Contoh 7 Lembar Teguran Retensi

PEMERINTAHAN KABUPATEN TUBAN

                                                          Tuban, ……..tanggal, …….

Nomor     :                                                                 Kepada

Lampiran :                                                                Yth. ………….

LEMBAR TEGURAN RETENSI KE ..

      Bahwa berkas / arsip Saudara seperti tersebut dalam daftar terlampir sudah melampaui jangka waktu retensi arsip

Dimohon Saudara dapat segera mengirim berkas / Arsip tersebut kepada unit Kearsipan

Jika berkas / arsip masih diperlukan oleh Unit mohon Saudara mengisi Lembar Perpanjangan Retensi (LPR) dan segera mengembalikan kepada penyimpan

Terima kasih

                              a.n Kepala Unit Kearsipan

                 

                                                                                         ………………………………….

                 

                              NIP.

Cara pengisian Lembar Teguran Retensi (contoh 7)

1.             Kolom Kota&tanggal   : Diisi nama kota,tanggal,bulan,dan tahun

2.             Kolom nomor              : Diisi nomor teguran

3.             Kolom Lampiran          : Diisi banyaknya lampiran

4.             Kolom Unit                  : Diisi unit yang ditegur

5.             Kolom Lembar teguran            : Diisi teguran yang keberapa Retensi keberap

6.             Kolom a.n kepala         : Diisi nama jabatan,tanda tangan,nama berikut

                                                NIP kearsipan

8)      Contoh 8 Daftar Arsip yang Telah Melampui Batas Retensi

PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN

DAFTAR BERKAS / ARSIP YANG TELAH MELAMPAUI

JANGKA WAKTU RETENSI

TEGURAN KE....

No. Urut	Kode / Nomor urut	Tahun	Keterangan

                                                                                     Tuban, ..........tanggal................

                                                                                     Kepala Unit

                                                                                     ........................

9)      Contoh 9

LEMBARAN PERPANJANGAN RETENSEI

                                                                                     Kepada

                                                                                     Yth.  ........................................

Bahwa berlas / arsip yang tersebut dalam daftr Lembar Teguran Retensi ke.........sebagaimana dimaksud dalam lampiran surat / nota saudara tanggal......  ...... ........................... ............... Nomor : .............. ............... ........... msiih diperlukan langsung oleh Unit ................. .................... .................... dan belum dapat dikiraim kepada penyimpan.

Demikian untuk menjadi maklum.

                   Tuban, ........ tanggal...............

                   Kepala .............. ....................

                   ................................................

                   NIP.

10)  Contoh 10

FOLDER

11)  Contoh 11      

MAP GANTUNG

12)  Contoh 12

KOTAK ARSIP

13)  Contoh 13

PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN

TANDA BUKTI PINJAM

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama                                 : ..............................

NIP.                                    : ..............................

Unit                                    : ..............................

Telepon                              : ..............................

Telah meminjam arsip        : .............................

Kode nomor                       : .............................

Perihal                                : ............................ ..................................... ...............................................

Dan akan mengambil pada tanggal : ........................ ................

                                                                                     Tuban, ........ tanggal .........

                                                         Petugas yang melayani Yang meminjam

...................................                                                          ..................................

NIP. ........ .................                                                           NIP. ........... .............

Mengetahui / Menyetujui

Kepala Unit Kearsipan

.........................................

NIP. ........... ......................

Cara pengisian tanda bukti pinjam

1.    Kolom nama                               :Disi nama peminjam

2.    Kolom NIP                                 :Disi NIP Peminjam

3.    Kolom unit                                 :Diisi unit dari peminjam

4.    Kolom telepon                                   :Diisi nomor telepon unit peminjam

5.    Kolom kode nomor                    :Diisi kode nomor arsip

6.     Kolom perihal                                    :Diisi perihal arsip yang di pinjam

7.     Kolom pada tanggal                    :Diisi tanggal pengembaliian

8.    Kolom yang meminjam              :Diisi tanda tangan peminjam dan nama terang beserta NIP.

9.     Kolom Petugas yang melayani    :Diisi tanda tangan nama terang dan NIP petugas yang melayani.

10.  Kolom Kepala Unit kearsipan      :Diisi tanda tamgan Kepala Unit Kearsipan sebagai tanda persetujuaan.

14)  Contoh 14

PEMERIINTAH KABUPATEN TUBAN

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Nomor : ........................................

Pada hari ini, tanggal.................... yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan surat...................... .......................... ............................. ....................Nomor :............. .......................... ..............................tanggal ................... ................. ....dan Surat Tugas Nomor :................. ...................tanggal ............... ........... ...............Telah melakukan pemusnahan arsip – arsip tercantum dalam daftar terlampir dengan cara *) :

a)      Penghancuran

b)      Pembakaran

c)      Peleburan secara kimia

Tuban,................. .................

1)  ..........................................

            (............................)

2)  ................... .....................

            (...........................)

3)  ................... ..................

            (..........................)

*) Catatan :

Coret yang tidak perlu.

15)  Contoh 15

BERITA ACARA

PENYERAHAN ARSIP STATIS KE KANTOR PERPUSTAKAAN, KEARSIPAN DAN

DOKUMENTASI KABUPATEN TUBAN

NOMOR : ..........................................................

Pada hari ini .................... ........................*), tanggal ....................... ........................*) bulan.................................. ..................*) Tahun.............................*) yang bertanda tangan di bawah ini :

1.  Nama

Jabatan

NIP

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Pemerintah Kabupaten Teban yang selanjutnya disebut Pihak Pertama,

2.  Nama

Jabatan

NIP

Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban dan selanjutnya di sebut pihak kedua,

menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis tercantum dalam daftar terlampir untuk di simpan di Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Kabupaten Tuban.

                                    Yang menerima :                                 Yang Menyerahkan :

                                    Pihak Kedua                                        Pihak Pertama

an. Kepala Kantor Perpustakaan,Kearsipan dan Dokumentasi

 Kabupaten Tuban

                              

                               ..................................................                           .............

                               NIP. .....................................                                NIP.

*) Diisi dengan huruf.

 

 

                              

16)  BAGAN SURAT  MASUK

(SCAN)

17)  BAGAN SURAT KELUAR

(SCAN)

E. KLASIFIKASI

1.  Klasifikasi Kearsipan merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban guna mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang diperinci secara desimal dengan mempergunakan tiga angka dasar di lengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah, dan singkatan nama SKPD.

2. Pola kalsifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, di dahului dengan tiga perinciaan dasar, masing – masing perincian pertama, kedua, dan ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi.

3. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokan dalam 10 kelompok masalah, di beri kode 000 s.d 900 Dari 10 pokok masalah tersebut terlebih dahulu dibedakan antara tugas subsjektif ( pokok ) dengan tugas fasilitatif ( penunjang ) dengan ketentuan bahwa :

a. Kode 100 s.d 600 merupakan kode tugas – tugas sunstantif dengan kode 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas – tugas fasilitatif khusus kode 000 dapat menampung masalah – masalah fasilitatif di luar masalah pengawasan kepegawian dan keuangan. Disamping itu juga di tampung masalah – masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggaan seperti protokol, urusan dalam dan masalah – masalah yang tidak dapata di masukkan dalam kelompok lainnya yaitu Perjalanan Dinas, Peralatan, Lembaga Negara/ Daerah, tanda – tanda kehormatan dan sebagainya.

b. Sepuluh masalah yang dimaksud :

000 Umum

100 Pemerintahan

200 Politik

300 Keamana dan Ketertiban

400 Kesejahteraan

500 Perekonomiaan

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700 Pengawasan

800 Kepegawaian

900 Keuangan

4. Berdasarkan kode masalah tersebut berfungsi sebagai :

a. Alatpengenal masalah yang terdapat dalam arsip

     b. Alat penetu letak arsip

c. Petunjuk urutan sistematis dari masalah – masalah arsip dan kartu kendli dalamlm file

5. Kode pembantu merupakan bentuk penyajiaan dari masalah tertentu yang merupakan aspek yang selalu timbuyl berkaitan dengan masalah lainnya, di tambah tipe kode yang memerlukan rincian lebih lanjut, untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip .

     Kode pembantu tersebut meliputi :

01 Perencanaan

02 Penelitian

03 Pendidikan

04 Laporan

 05 Panitia

06 Seminar, Lokakarya, Workshop

07 Statistik

08 Peraturan Perundang – undangan

09 ................

6. Kode wilayah kearsipan untuk Kabupaten Tuban adalah 414

7. Singkatan akronim nama dan lingkungan Pemerintah Kabupaten Tuban di tetapkan Bupati Tuban.

                              

BAB V
DOKUMENTASI

 

BAB VI

PENUTUP

A.     KESIMPULAN

1.      Proses pengarsipan di kantor DOKUMENTASI KEARSIPAN TUBAN di proses berdasarkan UU Bupati Kabupaten Tuban  tentang Kearsipan

2.      Untuk arsip yang penting dan catatan yang penting lainnya di buat rangkap lebih dari sati

3.      Ada tiga sistem pengarsipan yang di terapkan di kantor DOKUMENTASI KEARSIPAN yaitu sistem abjad, sistem tanggal dan sistem subjek.

4.      Penyimpanan arsip di KANTOR DOKUMENTASI KEARSIPAN lebih banyak di tempatkan di Rak

5.      Prosedur pengarsipan sangat mudah di fahami

B.     SARAN

1.      Harus ada standart SOP agar lebih di siplik ketika bekerja

2.      Hubungan antar pegawai tidak boleh saling menjatuhkan

3.      Memaksimalkan waktu seefesien mungkin

                                                                                                   

DAFTAR PUSTAKA

Tim penyusun 2012, “Buku Dokumentasi Kearsipan Kabupaten Tuban”

Sasmiyati . Staf operasional Kantor Dokumentasi Kearsipan Kabupaten Tuban

S. pd , Retno . Arsiparis Dokumentasi Kearsipan Kabupaten Tuban

BIODATA PNYUSUN

Moch. Lamuri lahir di Bojonegoro, 13 Maret 1994. Ia adalah ia adalah anak ke empat dari Bapak (Alm) Suparmin dengan Ibu Sudarsih. Ia lulus SD N Kapas II tahun 2006, SMP N 1 Kapas lulus tahun 2009, SMK N 3 Bojonegoro lulus tahun 2012. Dan akhirnya ia memutuskan ke Magistra Utama untuk Mendapatkan Kesuksesan yang saya inginkan.

 

Arsa Tristianto Widodo.....?????

 

Mohamad Abdul Wakid lahir di Blora, 15 Juni 1995. Ia adalah anak pertama dari Bapak Lasdi dan Ibu warni. Ia lulus sekolah dasar  pada tahun 2006, dan lulus SMP 2 Bogorejo  pada tahun 2009, serta lulus SMA Negeri 1 Jepon  pada tahun 2012. Dan karena keterbatasan biaya ia memutuskan Magistra Utama, dengan harapan untuk mendapatkan pekerjaan.